Straordinari in busta paga e come funzionano

Gli straordinari sono una realtà comune nel mondo del lavoro, ma come vengono calcolati e retribuiti in busta paga? Questo articolo esplorerà nel dettaglio le normative italiane che regolano il lavoro straordinario, i diritti dei lavoratori e il calcolo della retribuzione per le ore extra. 

Scopriremo anche i limiti imposti per proteggere la salute e il benessere dei dipendenti, le maggiorazioni previste dai Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro (CCNL) e come affrontare eventuali situazioni di straordinari non pagati. Concluderemo con alcuni consigli pratici per gestire al meglio le ore straordinarie sia per i datori di lavoro che per i dipendenti.

Definizione di straordinari e ambito di applicazione

L’Art. 3 del Decreto legislativo n. 66 dell’8 aprile 2003 stabilisce che l’orario di lavoro standard è di 40 ore settimanali. Il lavoro straordinario si verifica quando il dipendente lavora oltre questo limite, ovvero dopo la 41ª ora settimanale.

Questo Decreto consente ai Contratti Collettivi Nazionali del Lavoro (CCNL) di stabilire orari inferiori alle 40 ore settimanali. Ad esempio, il CCNL delle Cooperative Sociali prevede un orario settimanale ordinario di 38 ore, per cui si considera lavoro straordinario a partire dalla 39ª ora.

Il termine “lavoro straordinario” si applica ai contratti a tempo pieno (full time). Per i contratti di lavoro part-time, se vengono richieste ore extra che non superano le 40 ore settimanali, si parla di “lavoro supplementare”.

Il datore di lavoro può richiedere prestazioni straordinarie solo in specifiche circostanze:

• La richiesta deve essere moderata e limitata nel tempo.
• La durata complessiva, comprensiva di straordinari, non deve superare le 48 ore settimanali.
• L’orario straordinario annuale non può superare le 250 ore.

Nel caso in cui il ricorso al lavoro straordinario sia già previsto dal Contratto Collettivo, non è necessario ottenere il consenso del dipendente. Diversamente, in assenza di una previsione esplicita, è necessario un accordo tra datore di lavoro e lavoratore. In ogni caso, le richieste implicite sono possibili ma potrebbero essere contestate dal lavoratore.

Il datore di lavoro può chiedere di prolungare l’orario di lavoro nei seguenti casi:

• Esigenze tecnico produttive straordinarie e impreviste che non possono essere affrontate con l’assunzione di nuovi dipendenti.
• Situazioni di forza maggiore, che possono comportare rischi per le persone o danni alla produzione.
• Eventi speciali e particolari, come mostre, fiere, manifestazioni o allestimenti di prototipi.

Come vengono calcolati gli straordinari in busta paga

Il lavoro straordinario deve essere remunerato con una maggiorazione, il cui importo è stabilito dal Contratto Collettivo Nazionale del Lavoro (CCNL) di riferimento. Ogni CCNL prevede percentuali diverse di retribuzione maggiorata a seconda della tipologia di straordinario effettuato, che può essere suddiviso in:

• Straordinario diurno, per le ore lavorate oltre la 40ª e fino alla 48ª ora settimanale.
• Straordinario festivo, per le ore lavorate durante i giorni festivi.
• Straordinario notturno, per le ore effettuate durante la notte.

Per calcolare la retribuzione delle ore straordinarie, è necessario seguire questi passaggi:

1. Determinare la propria paga base oraria.
2. Aggiungere la percentuale di maggiorazione stabilita dal contratto collettivo applicato.
3. Moltiplicare il risultato per il numero di ore straordinarie lavorate.

Ad esempio, supponiamo che un lavoratore abbia una paga oraria base di 12 euro e che abbia lavorato 11 ore straordinarie. La maggiorazione prevista nel suo CCNL è del 15% per le ore tra la 41ª e la 48ª ora e del 20% per le ore oltre la 49ª. Se il lavoratore ha effettuato 8 ore di straordinario nella prima fascia e 3 ore nella seconda, il calcolo sarà il seguente:

• Per le 8 ore straordinarie diurne (15% di maggiorazione):
  12 + (15% di 12) = 13,80 euro per ora,
  13,80 x 8 ore = 110,40 euro.
• Per le 3 ore di straordinario oltre la 49ª ora (20% di maggiorazione):
  12 + (20% di 12) = 14,40 euro per ora,
  14,40 x 3 ore = 43,20 euro.

In totale, il lavoratore riceverà 153,60 euro in più nella sua busta paga per le ore straordinarie.

Questo importo si riferisce alla retribuzione lorda, ossia senza le deduzioni obbligatorie. Per ottenere l’importo netto, bisogna sottrarre:

• I contributi previdenziali, che dipendono dal fondo pensionistico di appartenenza del lavoratore.
• Le ritenute IRPEF, che variano in base allo scaglione fiscale del lavoratore.

Di conseguenza, la cifra netta che il lavoratore percepirà per le ore straordinarie sarà inferiore rispetto a quanto calcolato come lordo.

Infine, le ore di lavoro straordinario non vengono conteggiate nel calcolo delle 48 ore settimanali medie per l’eventuale applicazione dei limiti di orario, così come le assenze per malattia, infortunio, gravidanza, ferie e riposi compensativi.

Normativa sugli straordinari: limiti e regole

Per garantire la protezione della salute e del benessere psicofisico dei lavoratori, il Decreto Legislativo n. 66/2003 prevede limiti specifici in relazione al lavoro straordinario. In particolare, il massimo consentito è di 48 ore settimanali, che include sia l’orario ordinario che le ore di straordinario, e di 250 ore straordinarie annuali per ciascun lavoratore.

Anche alcuni Contratti Collettivi Nazionali del Lavoro (CCNL) stabiliscono limiti più restrittivi rispetto a quelli previsti dalla legge, rispondendo alle esigenze specifiche di determinate categorie professionali o settori.

Superare questi limiti comporta delle conseguenze legali per il datore di lavoro. Se un’azienda richiede ai propri dipendenti di lavorare oltre le 250 ore di straordinario all’anno, è prevista una sanzione amministrativa che va da un minimo di 25 euro a un massimo di 154 euro per ciascun lavoratore in più. Se la violazione coinvolge più di cinque dipendenti, la multa può aumentare significativamente, con importi che variano da 154 euro a 1.032 euro, a seconda della gravità della situazione.

Inoltre, il datore di lavoro è tenuto a rispettare altre regole legate alla salute e alla sicurezza sul lavoro, come il riposo settimanale e le pause giornaliere. L’inosservanza di tali obblighi può comportare ulteriori sanzioni e obblighi di risarcimento per eventuali danni subiti dai lavoratori.

Maggiorazioni e tipologie di straordinari

Ogni contratto collettivo stabilisce diverse tipologie di straordinario, ognuna con specifiche maggiorazioni retributive. Queste maggiorazioni variano a seconda del settore di riferimento e delle condizioni contrattuali. In linea generale, si possono distinguere diverse categorie di lavoro straordinario, ciascuna con una propria disciplina:

1. Straordinario entro la 48ª ora: riguarda il lavoro svolto oltre la soglia delle 40 ore settimanali, ma che non supera la durata massima media settimanale di 48 ore, come stabilito dal Decreto Legislativo n. 66/2003.
2. Straordinario oltre la 48ª ora: si riferisce al lavoro che eccede il limite delle 48 ore settimanali, superando la soglia di durata media massima settimanale prevista dalla legge.
3. Lavoro straordinario notturno: è il lavoro che si svolge nelle ore notturne, fuori dalla tradizionale fascia oraria diurno-lavorativa.
4. Lavoro straordinario festivo: riguarda il lavoro prestato in giorni festivi, che sono normalmente non lavorativi.
5. Lavoro straordinario notturno con riposo compensativo: è un caso simile al lavoro straordinario notturno, ma con la previsione di un riposo compensativo per il lavoratore in base alla natura del lavoro svolto.
6. Lavoro straordinario festivo con riposo compensativo: simile al lavoro straordinario festivo, ma include un riposo compensativo previsto dal contratto in relazione alla tipologia di prestazione.

La percentuale di maggiorazione per ciascuna tipologia di straordinario dipende dal contratto collettivo di riferimento, che varia da settore a settore. Ecco alcuni esempi delle maggiorazioni previste da diversi contratti collettivi:

• CCNL Commercio e Terziario: Prevede una maggiorazione del 15% per il lavoro straordinario dalle 41 alle 48 ore settimanali, che aumenta al 20% per le ore successive alla 48ª. Per lo straordinario festivo è previsto un aumento del 30%, mentre lo straordinario notturno è maggiorato del 50%.
• CCNL Turismo: Prevede una maggiorazione del 20% per il lavoro straordinario festivo, del 30% per il lavoro straordinario diurno e del 60% per il lavoro straordinario notturno.
• CCNL Cooperative Sociali: Stabilisce una maggiorazione del 15% per il lavoro straordinario feriale diurno, del 30% per lo straordinario festivo diurno e notturno, e del 50% per lo straordinario festivo notturno.

Ogni settore, pertanto, definisce la propria politica di retribuzione per il lavoro straordinario, che varia in base alle necessità produttive e alle specificità di ciascun contratto collettivo.

Cosa fare in caso di straordinari non pagati

Il termine di prescrizione per la richiesta di pagamento degli straordinari arretrati è di cinque anni, ma non dalla data in cui sono stati prestati, bensì dalla fine del rapporto di lavoro. Questo è stato stabilito dalla sentenza 26246/2022 della Corte di Cassazione e dalla sentenza 464/2022 del Tribunale di Teramo.

Se un dipendente si trova con ore di lavoro straordinario non pagate, può inviare una richiesta formale di pagamento tramite raccomandata A/R o PEC, possibilmente con l’assistenza di un avvocato, di un sindacato o dell’ispettorato del lavoro. Questi soggetti potranno aiutarlo nel calcolo delle somme dovute e nella dimostrazione del mancato pagamento. Se le ore straordinarie sono già riportate in busta paga, la procedura è più semplice, mentre se il dipendente deve dimostrare di aver lavorato quelle ore, dovrà raccogliere prove adeguate, come testimonianze di colleghi o documenti che certifichino le ore straordinarie prestate.

Consigli pratici per gestire gli straordinari

La gestione degli straordinari parte dalla cultura aziendale, che deve essere impostata correttamente fin dall’alto. Trattare gli straordinari come un’eccezione, e non come una prassi quotidiana, può favorire un ambiente di lavoro più sano ed evitare il burnout dei dipendenti. È fondamentale che gli straordinari siano visti come l’ultima risorsa, da evitare quando possibile.

In tal senso, è importante che le aziende imparino a ridurre gli straordinari ottimizzando le ore lavorative ordinarie. Le attività manuali e amministrative che consumano troppo tempo possono essere automatizzate o semplificate, per esempio usando software di gestione o schede di progetto online, evitando riunioni giornaliere.

Inoltre, dotare il team degli strumenti giusti, come app di pianificazione e software di gestione del lavoro, permette di monitorare facilmente le ore lavorative. Questi strumenti possono inviare avvisi quando un dipendente ha raggiunto il limite di ore straordinarie, dando al datore di lavoro la possibilità di adattare i programmi in anticipo. Analizzare periodicamente i dati sulle ore lavorative, anche confrontando i periodi ad alta intensità con quelli normali, permette di identificare eventuali necessità di aggiustamento nelle risorse o nella pianificazione.

Un altro approccio utile è distribuire le responsabilità tra i membri del team, così che non ci sia dipendenza da un singolo dipendente per completare un carico di lavoro. Inoltre, una gestione più flessibile degli orari può migliorare la produttività e ridurre la necessità di straordinari, poiché i dipendenti con orari flessibili tendono a organizzare meglio il loro lavoro, minimizzando i momenti di sovraccarico.

Infine, stabilire un limite massimo alle ore di straordinario per dipendente, su base settimanale, mensile o annuale, aiuta a garantire che il lavoro sia distribuito equamente tra i membri del team, evitando che alcuni siano costretti a lavorare troppo, mentre altri ne sono esclusi. Limitare gli straordinari permette anche di pianificare il budget in modo più efficiente, assicurando che ogni dipendente abbia la possibilità di guadagnare un extra, se lo desidera, senza sovraccaricare il sistema.