Come funzionano i buoni pasto: vantaggi fiscali e novità

Nel 2025, i buoni pasto si confermano come una delle soluzioni più popolari per la pausa pranzo in Italia, grazie alla loro praticità ed efficienza. In questo articolo esploreremo le caratteristiche di questi strumenti, come funzionano, le diverse tipologie disponibili, i diritti degli utenti, i luoghi dove è possibile utilizzarli, i benefici e la normativa fiscale che li regolamenta.

Cosa sono i buoni pasto e come funzionano?

I buoni pasto sono stati creati per permettere ai datori di lavoro, che siano aziende o liberi professionisti, di offrire ai propri dipendenti o collaboratori un vantaggio che favorisca una corretta alimentazione anche durante l’orario di lavoro, senza dover ricorrere necessariamente alla mensa aziendale. 

Nel 2025, i buoni pasto non sono più limitati a chi ha una pausa pranzo prevista dal contratto: anche i lavoratori che non hanno tale diritto, come nel caso dei contratti part-time, possono riceverli e utilizzarli. Inoltre, non è necessario che siano utilizzati esclusivamente durante la pausa pranzo: possono essere impiegati anche per altre esigenze, come per esempio fare la spesa.

I buoni pasto possono essere cartacei, digitali o elettronici o gestiti tramite app, e la tipologia influisce sul valore esente da tassazione.

Il sistema dei buoni pasto non è complesso: le imprese, i liberi professionisti e le pubbliche amministrazioni sono i principali acquirenti, che ordinano i buoni dalle società emittenti e li distribuiscono ai dipendenti, in particolare quando si tratta di buoni cartacei. Una volta ricevuti, i buoni pasto possono essere utilizzati nei punti vendita convenzionati.

Chi ha diritto ai buoni pasto?

I buoni pasto sono destinati a vari gruppi di lavoratori, tra cui:

• Dipendenti con contratto di lavoro subordinato, sia a tempo pieno che parziale, anche se l’orario di lavoro non prevede una pausa pranzo formale.
• Lavoratori con contratti di collaborazione continuativa, come quelli a progetto.

Questa estensione dei benefici è motivata dal fatto che si considera essenziale che ogni lavoratore possa fare una pausa pranzo durante la giornata lavorativa, per mantenere una buona produttività.

Inoltre, una nuova disposizione, introdotta dal Contratto collettivo nazionale di lavoro per il settore delle Funzioni Centrali nel novembre 2024, stabilisce che i buoni pasto devono essere concessi anche quando le ore di lavoro in smart working corrispondono a quelle ordinarie che il dipendente avrebbe svolto se fosse stato in presenza.

Vantaggi fiscali dei buoni pasto per aziende e dipendenti

I buoni pasto offrono significativi vantaggi fiscali sia per le aziende che per i singoli lavoratori. Ecco i principali benefici:

• Per le aziende: I voucher sono completamente deducibili al 100% e l’IVA può essere detratta al 4%.
• Per liberi professionisti e ditte individuali: I buoni sono deducibili al 75% e l’IVA può essere detratta al 10%, fino a un massimo del 2% del fatturato.

Questi vantaggi consentono alle aziende di risparmiare sui costi legati all’erogazione di un’indennità in busta paga, soprattutto in assenza di una mensa aziendale. Inoltre, per i liberi professionisti, i buoni pasto rappresentano una soluzione semplificata per la gestione delle spese, poiché è possibile dedurre tutte le voci tramite un’unica fattura. 

Per i dipendenti, i buoni pasto non vengono considerati reddito da lavoro dipendente, fino a un valore complessivo giornaliero di:

• 8 euro per il formato digitale (carta elettronica o app).
• 4 euro per il formato cartaceo (buoni pasto in formato cartaceo).

I buoni pasto si rivelano uno strumento estremamente versatile, adattabile alle esigenze di ogni singola azienda o libero professionista. Ogni realtà può determinare il valore del buono pasto, senza vincoli legati a quantitativi minimi o ordini fissi, sia al momento del primo acquisto che per quelli successivi. Questo li rende un’opzione pratica e conveniente per diverse dimensioni e tipologie di attività.

Come richiedere e gestire i buoni pasto

Come già accennato, le aziende, sia grandi che piccole, i liberi professionisti e gli enti pubblici sono responsabili dell’acquisto dei buoni pasto dalle società emittenti, le quali li distribuiscono ai dipendenti, specialmente nel caso dei buoni cartacei. Una volta ricevuti, i lavoratori possono utilizzare i buoni pasto presso qualsiasi esercizio commerciale che aderisce al circuito convenzionato.

Uno dei vantaggi per i beneficiari riguarda la flessibilità di utilizzo: optando per il formato digitale, ad esempio, è possibile spendere il buono anche su piattaforme di e-commerce di partner convenzionati per acquisti online. La possibilità di utilizzare i buoni può variare in base al fornitore e alla rete di esercizi partner. Molte aziende mettono a disposizione piattaforme specifiche o app per facilitare la consultazione degli esercizi aderenti, rendendo così l’utilizzo ancora più pratico e accessibile.

Novità 2025 sui buoni pasto

Nel 2025 sono previste modifiche importanti, in particolare riguardo alle commissioni applicate dalle società emittenti. A partire da gennaio 2025, tutte le nuove emissioni di buoni pasto saranno soggette a un limite massimo del 5% sulle commissioni. I buoni già in circolazione, emessi fino al 2024, continueranno a essere soggetti alle condizioni precedenti, con commissioni stabilite tra le società emittenti e gli esercenti, fino al 31 agosto 2025. A partire dal 1° settembre 2025, anche questi buoni già emessi dovranno adeguarsi al nuovo tetto del 5%.

Questa novità è stata introdotta tramite un emendamento alla legge annuale per il mercato e la concorrenza e si applicherà alle nuove convenzioni tra aziende emittenti e esercenti. Il limite alle commissioni è stato imposto per ridurre l’onere economico sulle grandi catene di distribuzione, che da tempo criticano le alte percentuali trattenute dalle società emittenti. Sebbene la grande distribuzione abbia accolto positivamente questa misura, le aziende emittenti hanno espresso preoccupazioni, temendo che una riduzione delle commissioni possa ridurre il numero di esercizi convenzionati o compromettere la qualità del servizio.

Nonostante le preoccupazioni, la legge entrerà in vigore per tutti i buoni pasto emessi dal 1° settembre 2025, con potenziali cambiamenti significativi per circa 300.000 aziende che offrono questo beneficio ai propri dipendenti.